Pemilihan Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Setiap kantor / lembaga yang ruang lingkup kerjanya tidak akan sama dengan kantor lainnya. Jenis-jenis surat yang ditangani juga bervariasi tergantung pada pekerjaan yang dilakukan. Misalnya, arsip di departemen kesehatan akan berbeda dari arsip di Departemen Pendidikan. Arsip di perusahaan swasta akan berbeda dari arsip di lingkungan sekolah. Bahkan di kantor yang memiliki unit kerja yang berbeda / unit yang bukan jenis file yang sama, ada unit kru, pemasaran, produksi, pembiayaan dan sebagainya, tentu akan berbeda, bahkan di perusahaan yang sama. Namun biasanya ditempat jual kardus box sudah disediakan berbagai macam sesuai dengan kriterianya.

Dikatakan bahwa sistem penyimpanan arsip baik jika memenuhi kriteria berikut.

  • Mudah diimplementasikan dan digunakan
  • Hemat energi dan peralatan
  • Hemat waktu dan biaya
    sederhana
  • Fleksibel dan mudah dikembangkan
  • Sejalan dengan fungsi dan tugas utama organisasi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyimpanan arsip sama baiknya. Tetapi tidak ada yang salah dengan kami, lihat yang berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. Namun, banyak perusahaan atau kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan file dengan yang lain. Ini bukan masalah, asalkan penggabungan sistem ini dapat membuatnya lebih mudah dan lebih cepat untuk menyimpan dan menemukan kembali file. Sebelumnya jika anda sama sekali tidak mengerti anda bisa membelinya di box arsip surabaya untuk mendapatkan informasi tambahan.

Sistem manajemen arsip yang digunakan oleh lembaga / kantor bersifat terpusat (campuran) dan campuran. Kantor untuk lembaga yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti bahwa semua surat yang aktif dan tidak aktif dikelola oleh unit arsip sebagai pusatnya. Oleh karena itu, surat-surat yang dikelola tentu makalah yang berbeda. Misalnya, ada arsip tentang kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Namun, jika Anda menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek tidak sesuai karena setiap unit kerja menangani catatannya sendiri dan file yang dikelolanya hanya terkait dengan unit kerja. Misalnya, departemen kepegawaian hanya mengambil catatan staf.

Contoh:

  • Sistem profesional dikombinasikan dengan sistem alfabet
  • Subjek dan subtopik utama terdiri dari nama subjek, tetapi subtopik terdiri dari nama orang tersebut.
  • Sistem profesional dikombinasikan dengan sistem komputer
  • Subjek utama dan subtopik terdiri dari nama subjek, tetapi subtopik terdiri dari tanggal surat.
  • Sistem tanggal dikombinasikan dengan sistem alfabet
  • Arsip-arsip tersebut awalnya diatur berdasarkan tahun dan bulan. Arsip bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama korespondensi.
  • Panduan seperti itu dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai.
  • Semoga ini bisa menjadi pengetahuan tambahan bagi kita bersama.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *